Was ist heute wichtig?

Der Event-Gast ist mündig geworden, seine Erwartungen steigen. Er hat oft schon viele Events erlebt, möchte seine Zeit gut investiert wissen und lässt sich nicht mehr so leicht zufriedenstellen. Oft nutzt er soziale Medien, um über seine positiven aber auch über negative Erlebnisse rund um den Event zu berichten.

Seitens Unternehmen steigen die Erwartungen an die unmittelbare Wirkung von Events – sie wollen Resultate sehen. Die Nutzung von digitalen Instrumenten ist inzwischen etabliert. Ob mit Web-Recherchen für die Evaluation und Konzeption, bei der Nutzung von Online-Tools für das Gästemanagement oder dem Einsatz von sozialen Medien für die Bewerbung und Gäste-Interaktion.

Ist ein Event die passende Massnahme?

Bevor ein Unternehmen die Durchführung eines Events in Betracht zieht, sollte es sich folgende Fragen stellen:

• Welche Marketingziele wollen wir mit dem Event erreichen, bzw. unterstützen? Geht es zum Beispiel um den Verkauf eines bestimmten Produktes, um Neukundengewinnung oder Kundenpflege?
• Welche Gästegruppe wollen wir ansprechen und was ist deren Erwartungshaltung? Haben wir für das Eventkonzept genügen Informationen über die Gästegruppe und deren Verhalten?
• Welche Handlungen sollen die Gäste aufgrund des Events vornehmen und wie werden wir das messen?
• Welche Elemente aus dem Massnahmenmix wollen wir einsetzen? Welche digitalen Massnahmen passen?
• Wie können wir laufend sicherstellen, dass die Event-Idee und später die einzelnen Event-Elemente auf unsere Ziele einzahlen?

Zum Eventerfolg gehören nicht nur ein visueller und inhaltlich roter Faden, sondern auch das Ansprechen und das Aktivieren aller Sinne. Sei es durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien oder durch geschicktes Storytelling.

Events sind nicht günstig, haben aber eine hohe Kontaktqualität

Events haftet der Ruf an, im Verhältnis zur Reichweite teurer als klassische Massnahmen (wie zum Beispiel ein Inserat) zu sein. Durch ihren meist mehrstündigen Erlebnisfaktor haben Events aber eine wesentlich höhere Kontaktqualität und können einen nachhaltigeren Effekt erzielen. Der geschickte Einsatz von digitalen Massnahmen kann einen wesentlichen Teil zur Verlängerung der Wirkungsdauer beitragen.

Events bieten eine grosse Zahl an Kontaktpunkten – auch digital

Spielt man das Gästeerlebnis in Gedanken durch, zeigt sich, dass ein Event aus einer ganzen Reihe an Kontaktpunkten besteht. Eine Vielzahl davon auch digital. Kontakte mit der Gästegruppe finden zum Beispiel bei der Einladung und bei der An-/Abmeldung statt. Ebenso beim zur Verfügung stellen von Informationen vor dem Event, der persönlichen Begrüssung und Verabschiedung vor Ort, dem Eventerlebnis selber, dem Dankesschreiben und auch dem Fotoalbum auf der Website im Anschluss. Jeder einzelne dieser Kontaktpunkte ist eine Chance für den Gastgeber.

Aufgrund der angesprochenen Gästegruppe und entlang deren Nutzungsverhalten kann festgelegt werden, welche digitalen Massnahmen zum Einsatz kommen sollen. Hier bietet sich vor, während und nach dem Event eine Vielzahl von Möglichkeiten an:

• Live-Streams von Referaten
• Online-Abstimmungen während dem Event
• Webinare zur Vertiefung des Themas im Anschluss
• Virtual-Reality-Filme auf der Website
• Social-Media-Walls vor Ort
• Backstage-Webcams
• direkt am Event entstehende Online-Fotoalben
• Greenwall-Fotoaktionen mit einem GIF-Maker
• über das Gäste-Smartphone steuerbare Lichtinstallationen
• Erklärvideos usw.

Werden soziale Medien aktiv eingesetzt, müssen die Unternehmens-Accounts vor, während und nach dem Event besonders intensiv betreut werden. Die proaktive Interaktion mit den Gästen steht hier im Zentrum. Der Einsatz eines seit dem ersten Gästekontakt kommunizierten Hashtags sowie eines Monitoring-Tools gehören ebenfalls zum Standard.

Alle Kontaktpunkte stimmig zu orchestrieren und dem Gast Orientierung zu bieten ist wichtig. Denn erst indem man alle Elemente passend miteinander verbindet, schafft man ein Gesamterlebnis, welches nachhaltig in Erinnerung bleiben kann.

Fazit

Professionell konzipierte und dadurch emotional positiv verknüpfte Gesamterlebnisse bleiben gerne und lange in Erinnerung. Sie bilden für Unternehmen eine wichtige Möglichkeit, bei der angesprochenen Gästegruppe auf verschiedenen Ebenen anzuknüpfen. Digitale Massnahmen sind zwar kein Geheimrezept für den Erfolg eines Events – richtig eingesetzt sind sie aber eine grosse Chance, die es zu nutzen gilt.