Man findet sie in jedem KMU: Stellenbeschriebe, Organigramme, ein Leitbild, Bedienungsanleitungen, wichtige Kontaktadressen, eine Strategie für Kundenakquise… Dann geht es beispielsweise darum, einen neuen Mitarbeitenden anzustellen – und wie schon letztes Mal stellen sich dieselben Fragen: Wo ist der Stellenbeschrieb abgelegt? Warum ist er nicht auf dem neusten Stand, und in wessen Verantwortung wäre die Aktualisierung gelegen? Mit welchem Stellenvermittlungsbüro hatten wir die besten Erfahrungen gemacht und wer war dort die Ansprechperson?

Mehr Ordnung und Transparenz

Die Folge solcher Versäumnisse und Missverständnisse sind Zeitverlust, Frust, Konflikte, Stress. Alles vermeidbar mit mehr Ordnung und Transparenz. Die Business-Partner AG bietet mit der Swiss Process Suite ein Tool an, das genau das schafft. Inhaber Thomas Hardegger: «Das Tool ist sozusagen der digitale Zwilling der Firma. Mit dem Unterschied, dass alle wichtigen Gestaltungselemente – Strategien, Prozesse, Aufgaben, Organigramme, Dokumente – leicht auffindbar und nicht verteilt auf verschiedene Schubladen sind.» Diese Elemente lassen sich kontinuierlich nachführen und ausbauen, wachsen also mit dem Unternehmen mit. Das Kernstück des Tools ist die Dokumentierung von Prozessen.

Alltagsprozesse, die standardisiert oder digitalisiert werden sollen oder Prozesse, die selten angewendet und deshalb oft nur lückenhaft reproduziert werden können. Hardegger: «Es geht bei selten angewandte Prozessen um Knowhow-Sicherung und bei häufig vorkommenden Prozessen darum, dass sie von allen gleich gehandhabt werden.» Das Tool, in das die Erfahrungen aus der Arbeit mit Firmen verschiedenster Branchen eingeflossen ist, ist mit einer Servicegebühr verbunden (30% WIR-Anteil) und kann auch ohne oder mit einem geringen Beratungsanteil der Business-Partner AG eingesetzt werden. «Unser Anliegen war es, ein Instrument zu schaffen, mit dem der Unternehmer ab Tag eins operativ arbeiten kann», unterstreicht Hardegger. Interessanter Zusatznutzen: Die Swiss Process Suite kann auch als firmeneigenes Intranet dienen.