Cloud versus eigene Informatik-Abteilung
Die Nutzung gemeinsamer Ressourcen reduziert die Kosten und verkürzt Projektlaufzeiten. KMU können sich damit stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Tönt einfach – die Praxis bringt einige Hürden mit sich.
Kommt zukünftig alles aus der Cloud und Sie brauchen keine eigene Informatik-Abteilung mehr? Oh je, diese Buzz-Wörter in der Informationstechnologie: Spätestens jedes Jahr eine neue Worthülse … «Cloud» hält sich nun schon ein paar Jahre, aber zusammen mit der «Digitalen Transformation» wird es fast wieder nebulös. Versuchen wir, den Nebel dazu etwas zu lichten.
Die IT aus der Cloud: alter Wein in neuen Wolken?
Der Grundgedanke ist so einfach wie richtig und prägt die Informatik seit ihren Anfängen: Die Nutzung gemeinsamer Ressourcen reduziert die Kosten und verkürzt Projektlaufzeiten. Zusätzlich konnten sich spezialisierte Geschäftsmodelle entwickeln, die genau diese geteilten Ressourcen bewirtschaften (z.B. Rechenzentrumsbetreiber). Unternehmen können sich damit stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Bezogene Leistungen aus der Cloud ermöglichen Ihnen eine klare Fokussierung auf Ihre operativen Stärken.
Während die Nutzung von gemeinsamen Ressourcen früher vornehmlich physische Infrastruktur (Hardware, Gebäude, Netzwerkleitungen) betraf, können heute umfangreiche Software-Lösungen und Dienstleistungen in dieser Form genutzt werden (das ist häufig mit «Cloud» gemeint).
Licht und Schatten
Die Vorteile: Sie können Cloud-Leistungen spontan beziehen, Ihren tatsächlich benötigten Bedarfen anpassen und wieder kündigen. Ihr KMU gewinnt Geschwindigkeit. Häufig bezahlen Sie diese Leistungen entsprechend der tatsächlichen Nutzung, Investitionen sind für Sie nicht nötig. Kommt hinzu: Dass Sie selbst Ihr Buchhaltungssystem auf Ihren Computern betreiben, bringt Ihnen keinen Wettbewerbsvorteil. Bezogene Leistungen aus der Cloud ermöglichen Ihnen eine klare Fokussierung auf Ihre operativen Stärken.
Die Nachteile: Die ursprünglichen Kostenvorteile des Teilens sind bei diesen Cloud-Dienstleistungen oft nicht mehr direkt erkennbar oder gar nicht mehr vorhanden. Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr CRM-System aus der Cloud beziehen, befinden sich Ihre Daten und Geschäftsprozesse verzahnt in der IT des Anbieters. Ein Anbieterwechsel ist damit erschwert, Ihr Unternehmen ist deutlich mehr von dem einen Cloud-Anbieter abhängig und folglich auch dessen Preispolitik ausgeliefert.
Brauchen Sie noch eine eigene Informatik-Abteilung in der Zukunft? Das kommt stark auf Ihr zukünftiges Geschäftsmodell an.
Um die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft Ihres Unternehmens nachhaltig zu erhalten, benötigen Sie also weiterhin eine IT-Einheit in Ihrem Unternehmen.
Wenn Ihr Geschäftsmodell vollständig durch Standard-IT-Systeme unterstützt werden kann, wie sie von Cloud-Anbietern angeboten werden, dann können Sie im Sinne eines Full-Service-Outsourcings auf grosse Teile Ihrer IT-Mannschaft verzichten: Betrieb, Architektur, User Helpdesk – alle diese Themen werden gut durch den Cloud-Anbieter übernommen. Über einen erfahrenen IT-Einkäufer mit IT-Service-Management-Erfahrung sollten Sie jedoch verfügen, damit Sie die Kontrolle über Ihre IT nicht vollständig verlieren.
Diese Skills brauchen Sie zukünftig in der IT
Dieses Szenario ist häufig jedoch nicht realistisch. Im Dienstleistungssektor und im produzierenden Gewerbe sind Spezialfunktionen in der IT notwendig, die ganz spezifisch zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Im Rahmen der digitalen Transformation nehmen diese Spezialfunktionen eher zu. Daher ist es unrealistisch, dass Sie Ihre IT insgesamt aus der Cloud oder von einem einzigen Cloud-Anbieter beziehen können.
Um die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft Ihres Unternehmens nachhaltig zu erhalten, benötigen Sie also weiterhin eine IT-Einheit in Ihrem Unternehmen: Im Gegensatz zu heute ist diese jedoch kleiner und mit der strategischen (und nicht mit der operativen) Steuerung der IT beauftragt.
Zwei wesentliche neue Aufgaben zeichnen sich ab:
- Ein IT-Architekt muss dafür sorgen, dass die IT-Systeme aus der Cloud mit anderen IT-Systemen zusammenarbeiten können. Häufig sind auch die Daten ein wirkliches Asset Ihres Unternehmens, so dass der IT-Architekt dafür sorgen muss, dass diese Daten bewirtschaftet werden können.
- Ebenso kommt es darauf an, dass diese verschiedenen Systeme jederzeit verfügbar sind. Hierfür benötigen Sie wiederum einen erfahrenen IT-Einkäufer und -Service-Manager, der die Qualität und die Wirtschaftlichkeit der IT steuert.
Die digitale Transformation Ihres Unternehmens verstärkt die strategische Bedeutung Ihrer IT. Cloud-Services können die Umsetzung Ihrer digitalen Transformation deutlich beschleunigen. Mit einer guten IT-Architektur und einem erfahrenen IT-Einkäufer sichern Sie ab, dass Ihre IT-Systeme auch mit der Cloud technisch kompatibel sind und wirtschaftlich betrieben werden. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
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Digitalisierung: Kampf der KMU-Stakeholder
Gemeinsame Interessen von Fachbereichen und IT-Dienstleistern können den Unternehmenszielen langfristig widersprechen. Es gilt für KMU-Chefs, diese unheiligen Allianzen rechtzeitig zu erkennen.
Ja, das wäre schön: Alle, wirklich alle Beteiligten, liebe Unternehmerinnen und Unternehmer, arbeiten auf Ihr Ziel bei der Digitalen Transformation hin, ohne dass sie (auch) eigene Interessen verfolgen. Es geht nur um den Erfolg Ihres Unternehmens.
Diese Illusion muss niemandem genommen werden: Jede/Jeder ist erfahren genug, dass diese Vorstellung unrealistisch ist. Wo gibt es also während der Umsetzung der Digitalen Transformation in Ihrem KMU unterschiedliche Interessen und mögliche Interessenkonflikte?
Interessen der Stakeholder
Ihre Fachbereiche (Marketing, Vertrieb, Produktion etc.) wünschen sich ein hohes Mass an Autonomie und Flexibilität, um die von Ihnen gesteckte Zielen zur Digitalen Transformation möglichst schnell zu erreichen. Gleichzeitig ist die Unsicherheit über die zukünftigen Anforderungen hoch: Es ist daher der natürliche Impuls, sich möglichst wenig und möglichst spät in fachlichen Anforderungen festzulegen. Die Forderung nach einem verbindlichen Fachkonzept, nach konsistenten, über die Fachbereiche hinweg abgestimmten Anforderungen, nach professionellem Projektmanagement oder nach Einhaltung von IT-Architektur stören dabei.
Ihre IT-Dienstleister haben während der Angebotsphase möglichst niedrige Preise geboten, um den Zuschlag zu erhalten. Ein Teil ihres Gewinns entsteht erst aus zu späten Änderungen in den Anforderungen und durch unzureichende vertragliche Spezifikationen. Bei unklaren IT-Architekturvorgaben werden auch IT-Systeme doppelt entwickelt und Schnittstellen zwischen ihnen nicht effizient realisiert. Auch dies trägt zur Umsatzsteigerung bei. Die Konsequenzen einer fehlenden IT-Architektur hatte ich in meinem ersten Blog-Beitrag «IT-Architektur: Basis der digitalen KMU-Transformation» bereits aufgezeigt: Ihr KMU verliert an Wettbewerbsfähigkeit.
Unheilige Allianzen
Die beiden Stakeholder haben ähnliche Interessen: Die Forderung der Fachseite nach Autonomie und Flexibilität läuft synchron mit den ökonomischen Interessen Ihres IT-Dienstleisters. Diese gemeinsamen Interessen widersprechen jedoch langfristig Ihren Unternehmenszielen. Es gilt also, dass Sie als Unternehmer frühzeitig gegensteuern, falls solche unheiligen Allianzen deutlich werden.
Unterstützung kann Ihnen eine neu ausgerichtete, geschäftsorientierte IT-Abteilung mit klarer «Governance» bieten. Folgende Rollen sind in der Transformationssituation hilfreich:
- Projektmanager, die auf klar formulierte Ziele achten und ändernde fachliche Anforderungen in einen definierten Change-Prozess (ggf. mit der Geschäftsleitung als Eskalations- und Entscheidungsgremium) überführen
- Business-Analysten, die mit konstruktiven Fragen die Fachabteilungen zur Präzision in ihren Anforderungen bringen und gleichzeitig abschätzen können, welche Anforderungen zu hoher Umsetzungskomplexität führen
- IT-Architekten, die zusammen mit den Business-Analysten einen Gesamtblick auf die IT-Landschaft Ihres Unternehmens haben und redundante oder inkonsistente Entwicklungen erkennen
- IT-Einkäufer und Service-Manager, die die juristischen und kommerziellen Fallstricke von IT-Dienstleistungen kennen und diese vorab vermeiden können
Einige der Skills für diese Rollen haben Sie heute wahrscheinlich bereits in Ihrem Unternehmen, manche der Skills müssen wahrscheinlich erst entwickelt oder rekrutiert werden. Fangen Sie frühzeitig damit an! Die Effektivität der Digitalen Transformation Ihres Unternehmens wird deutlich steigen.
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